Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

En EATHERIX S.A.S. tratamos tus datos personales con responsabilidad y solo para lo que los necesitamos. Esta política explica qué datos recogemos, con qué finalidad, dónde se almacenan y cómo puedes ejercer tus derechos como titular, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en Colombia.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es la sociedad identificada a continuación:

• Razón social: EATHERIX S.A.S. (sociedad por acciones simplificada, constituida el 30 de julio de 2026 y matriculada en la Cámara de Comercio de Cali)
• NIT: 902.090.491-1
• Matrícula mercantil: 1293459
• Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia
• Dirección de notificación: Carrera 1 Bis # 59 - 21, Cali, Valle del Cauca, Colombia
• Correo electrónico: contacto@eatherix.com
• Teléfono: +57 311 317 7067
• Sitio web: https://eatherix.com

El área responsable de atender las consultas y reclamos sobre protección de datos es la Representación Legal, en el correo electrónico indicado arriba.

2. Qué datos recogemos

Datos que nos entregas directamente

Cuando envías el formulario de contacto o de solicitud de demo recogemos: nombre completo, teléfono, correo electrónico, empresa y sector (si lo indicas), tu preferencia de contacto y la descripción del proyecto o necesidad que nos compartes.

Datos de navegación

Si aceptas las cookies, Google Analytics recoge datos de uso del sitio (páginas visitadas, duración de la visita, tipo de dispositivo, ubicación aproximada) y Google Ads registra si tu visita llegó desde uno de nuestros anuncios y si terminó en una solicitud de contacto, para medir el rendimiento de nuestras campañas. Estas cookies solo se activan si las aceptas en el aviso de cookies. Consulta el detalle en nuestra Política de Cookies.

3. Para qué usamos tus datos (finalidades)

• Responder tu solicitud de contacto, cotización o demostración y comunicarnos contigo por el medio que elegiste.
• Preparar y presentar propuestas comerciales relacionadas con nuestros servicios.
• Gestionar la relación comercial y contractual si decides trabajar con nosotros.
• Elaborar estadísticas de uso del sitio para mejorarlo (solo con tu consentimiento de cookies).
• Medir el rendimiento de nuestras propias campañas de publicidad —saber qué anuncio trajo una solicitud de contacto— también solo con tu consentimiento de cookies.
• Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias.

No vendemos tus datos ni los compartimos con terceros para fines de mercadeo ajenos a EATHERIX.

4. Dónde se almacenan tus datos

Los datos del formulario se almacenan en Google Cloud / Firebase (Cloud Firestore), infraestructura de Google LLC con centros de datos que pueden estar ubicados fuera de Colombia (incluido Estados Unidos). Esta transmisión internacional se realiza bajo los estándares de seguridad y las certificaciones de protección de datos de Google, que garantizan un nivel adecuado de protección. Puedes consultar sus condiciones en la documentación de privacidad de Google Cloud.

5. Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas: mientras exista una relación comercial o precontractual contigo, o hasta que solicites su supresión. Los datos asociados a obligaciones legales o contractuales se conservan durante los plazos que exija la ley.

6. Tus derechos como titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, como titular de tus datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones al régimen de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a contacto@eatherix.com indicando tu nombre, el derecho que deseas ejercer y los hechos que motivan tu solicitud. Atenderemos:

• Consultas: en un máximo de 10 días hábiles desde su recibo (prorrogables 5 días hábiles más, informándote la causa).
• Reclamos: en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo (prorrogables 8 días hábiles más, informándote la causa).

8. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger tus datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido: cifrado en tránsito (HTTPS), control de acceso a la base de datos y acceso restringido al equipo que atiende las solicitudes.

9. Visitantes fuera de Colombia

Si accedes desde otra jurisdicción (por ejemplo, la Unión Europea), tratamos tus datos con las mismas garantías: solo con tu consentimiento o para atender tu solicitud, y puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad escribiéndonos al mismo correo.

10. Datos tratados a través de la plataforma de Meta (WhatsApp)

Cuando un negocio contrata EATHERIX Agent o EATHERIX Sales y conecta su cuenta de WhatsApp Business mediante el registro integrado de Meta (Embedded Signup), EATHERIX actúa como proveedor de tecnología de ese negocio.

Qué datos recibimos de Meta

• Del negocio: identificador de la cuenta de WhatsApp Business (WABA), número de teléfono y su identificador, nombre y datos del perfil del negocio, y los tokens de acceso que Meta emite para operar la cuenta en su nombre.
• De las personas que le escriben al negocio: número de teléfono, nombre del perfil de WhatsApp, el contenido de los mensajes (texto, imágenes, audios o documentos que envíen) y los estados de entrega y lectura.

Para qué los usamos

Únicamente para prestar el servicio que el negocio contrató: recibir y responder las conversaciones con el agente de IA, registrarlas en el CRM del negocio, preparar cotizaciones y pedidos, y permitir que su equipo continúe la conversación. No vendemos estos datos, no los usamos para publicidad ni para fines propios de EATHERIX, y no los compartimos con otros clientes.

Responsable y encargado

Frente a los datos de las personas que escriben a un negocio, el negocio es el responsable del tratamiento y EATHERIX actúa como encargado, siguiendo sus instrucciones. Si le escribiste a un negocio que usa EATHERIX, puedes ejercer tus derechos ante ese negocio o directamente con nosotros en contacto@eatherix.com; si la solicitud nos llega a nosotros, la coordinamos con el negocio.

Quién más los procesa

Para prestar el servicio usamos estos proveedores, que actúan como subencargados y tratan la información solo para prestarnos su servicio:

• Google LLC (Google Cloud): los servidores donde funcionan EATHERIX Sales y EATHERIX Agent y donde se almacenan las conversaciones, los contactos y los archivos adjuntos (centros de datos en Estados Unidos), bajo sus términos de procesamiento de datos.
• Google LLC (Gemini y Dialogflow CX): la inteligencia artificial con la que el agente lee los mensajes y redacta las respuestas, solo en los números donde el negocio activa el agente. Google no usa este contenido para entrenar sus modelos.
• Cloudflare, Inc.: la red por la que pasa, cifrado, el tráfico entre Meta, los usuarios de nuestro panel y nuestros servidores (Estados Unidos). No almacena el contenido de las conversaciones.

Ningún dato de las conversaciones se publica ni queda accesible al público. Solo tratamos los datos necesarios para prestar el servicio y no pedimos a Meta más permisos de los que este requiere. Meta, como operador de WhatsApp, trata estos datos según su propia política de privacidad.

Cuánto tiempo los conservamos

Mientras el negocio mantenga el servicio activo. Cuando el negocio desconecta su cuenta de WhatsApp o termina el contrato, eliminamos sus tokens de acceso de inmediato y las conversaciones y datos de contacto asociados en un plazo máximo de 30 días, salvo que la ley nos obligue a conservar alguno por más tiempo.

11. Solicitudes de autoridades públicas

Solo entregamos datos personales a una autoridad pública cuando la ley nos obliga a hacerlo, y para eso seguimos este proceso:

• Revisamos la legalidad de cada solicitud: que provenga de una autoridad competente, por escrito y con fundamento legal.
• Impugnamos las solicitudes que consideremos ilegales, desproporcionadas o insuficientemente fundamentadas, por las vías legales disponibles.
• Entregamos lo mínimo necesario: solo los datos estrictamente requeridos para responder la solicitud.
• Documentamos cada solicitud recibida, la respuesta dada y su fundamento.

Cuando la ley lo permite, informamos al negocio afectado antes de entregar sus datos o los de sus clientes.

12. Cómo solicitar la eliminación de tus datos

Puedes pedir que eliminemos tus datos en cualquier momento, seas visitante del sitio, cliente de EATHERIX o una persona que le escribió por WhatsApp a un negocio que usa nuestros servicios:

1. Escribe a contacto@eatherix.com con el asunto «Eliminación de datos».
2. Indica tu nombre y el número de teléfono o correo con el que interactuaste y, si aplica, el nombre del negocio al que le escribiste.
3. Confirmamos el recibo y eliminamos tus datos en un máximo de 15 días hábiles. Te avisamos por el mismo medio cuando esté hecho.

Si eres un negocio y desconectas tu cuenta de WhatsApp Business de EATHERIX (desde nuestro panel o desde la configuración de Meta), aplicamos la eliminación descrita en el numeral 10.

13. Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige desde el 6 de agosto de 2026 y fue actualizada el 15 de octubre de 2026 para incluir el tratamiento de datos de la plataforma de Meta, los proveedores que la procesan y las solicitudes de autoridades públicas. Las bases de datos administradas por EATHERIX S.A.S. tendrán una vigencia indefinida, mientras se mantengan las finalidades descritas en el numeral 3 y no se solicite la supresión de los datos.

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros procesos o la normativa. Publicaremos siempre la versión vigente en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial, lo informaremos por los canales disponibles antes de que entre en vigor.